O e-mail e os sistemas de mensagens instantâneas sem dúvida alguma, são grandes ferramentas que facilitam muito nossa vida, mas na correria do dia a dia, muitas vezes esquecemos que esse tipo de comunicação escrita – principalmente no caso do e-mail – não tem o apoio da nossa voz ou ainda da linguagem corporal para a interpretação do destinatário.
Por isso, ler e revisar qualquer mensagem antes de enviar, principalmente no escritório ou para o cliente, é fundamental. Afinal o e-mail não deixa de ser um documento para a empresa.
Preparei algumas dicas que merecem sua atenção antes de dar o enter:
- Se tiver pressa ligue.
Se você tem urgência em saber ou resolver algo a ligação ainda é o tipo de comunicação mais adequado. E-mails e mensagens normalmente caem, digamos, na fila de espera, pois nem sempre a pessoa do outro lado está com disponibilidade de tempo para ler naquele momento.
2. Letras maiúsculas dão a impressão de estar gritando.
Todas as letras maiúsculas além de não serem de bom tom, também são mais difíceis de serem lidas, pois consomem em média até 15% a mais de tempo na leitura, isso porque, uma vez que todas as letras ficam semelhantes em altura e largura exige que o cérebro separe as informações.
3. As cortesias não tomam tempo e humanizam a mensagem.
“Bom dia”, “Obrigada”, “Tenha um bom final de semana”, “Por favor”.
Ao escrever a mensagem pense como se estivesse frente a frente com a pessoa. Mesmo as pessoas que normalmente são educadas esquecem da importância de tratar a palavra escrita com sensibilidade.
4. Menos formalidade não significa que qualquer jeito serve.
Um ou outro erro de digitação é aceitável, mas muitas falhas prejudicam a estrutura do texto. Cuide a pontuação, letras maiúsculas quando necessárias, ortografia, gramática.
5. Saiba diferenciar urgente de importante.
Se todos os e-mails estiverem com o alerta de urgência e não forem realmente, seus pedidos perdem a credibilidade. Urgente é para ser executado imediatamente, o importante pode esperar, porém não pode deixar de ser feito.
6. Responda no mesmo dia ou no máximo em 24 horas.
Se não conseguir lidar com o conteúdo do e-mail dentro desse prazo, não deixe de responder ao remetente que recebeu a mensagem e que será resolvida em breve.
7. Responda a Todos só quando realmente for do interesse de todos.
A menos que as pessoas que receberam o e-mail original precisem saber sua resposta, evite estender sua mensagem, basta responder ao destinatário principal. Afinal esse tipo de prática acaba causando uma desordem na caixa de entrada de todos os outros. O mesmo serve para os grupos no WhatsApp, se o assunto for particular a uma pessoa do grupo, chame-a no privado e não obrigue as outras pessoas lerem conversas paralelas.
8. Cuidado com os emotions.
Falar somente com os ícones ao invés de usar as palavras além de ficar difícil de se compreender, pode passar uma impressão de imaturidade e até falta de sinceridade.
9. Não circule e-mails com conteúdo difamatório.
Tenha cuidado com o que repassa, piadas de tom ofensivo, palavrões, imagens desagradáveis, podem causar uma má impressão sobre o profissional que você é. Lembre-se muitas vezes levamos anos nos dedicando aos estudos e a nossa carreira, para em dois segundos e um clique perdermos credibilidade por falta de postura.
10. A leitura de um e-mail pode ter interpretação inesperada.
Já abordamos esse tema outro dia, comentário publicado nas redes sociais da Class no dia 31 de março. A linguagem pertence 50% a você e 50% a quem recebe. Antes de entrar em uma discussão por mensagens, nada melhor do que pegar o telefone ou ir até a sala da outra pessoa e resolver o assunto com uma conversa que envolva demais tipos de expressões faciais e entonação de voz.
Com toda certeza é ótimo para as relações comerciais e pessoais podermos estar conectados o tempo todo e trocando informações de maneira rápida e econômica.
A internet rompeu fronteiras, hoje somos ilimitados no tempo e na maneira de nos comunicarmos, porém o uso consciente das ferramentas faz-se necessário para que o compartilhamento de informações no ambiente organizacional seja realmente eficaz.
Sou Flavia Machado Okuyama, e trabalho com Marketing de Relacionamento com o Cliente, porque acredito que as relações humanas são a peça fundamental para melhores negócios.
Gestora da Class Marketing, uma empresa que ajuda marcas a fazerem a diferença na vida das pessoas.
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